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Haben Sie diese Woche alles geschafft?

Gepostet von Hans-Peter Wohlfahrt am 31.03.2017 14:09:54
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Wie oft passiert Ihnen das? Sie kommen Montag Morgen auf Arbeit und beginnen eifrig den Bericht für Ihren Chef zu schreiben auf den er schon gewartet hat. Es ist 10:00 Uhr und Sie haben bereits 30 Minuten damit verbracht, einem Kollegen zu helfen und jetzt will Ihr Chef Sie anrufen. Plötzlich sind die zwei Stunden, die Sie gehofft hatten, zum Schreiben des Berichts zu haben weg und anstatt Ihre Ziele zu erreichen, tun Sie das, was andere Leute Ihnen sagen.

fotolia_3285625-165132-edited.jpg "Die Menschen sind während ihres Arbeitstages ständig reaktiv", sagt Tracey Gritz, Produktivitätsexpertin und Inhaber des Efficient Office. "Sie lassen ihren Tag laufen, anstatt proaktiv und bewusst ihre Arbeit zu machen." Daher versuchen viele von uns, unsere wichtigste Aufgaben in die freien Momente am Anfang oder am Ende des Tages zu platzieren. "Aber zu versuchen die Arbeit an den Rand der Arbeitszeit zu verschieben schafft auch nur marginale Ergebnisse."

Um die Kontrolle über Ihre Arbeitswoche zu bekommen, empfiehlt sie 30 Minuten jeden Freitag Nachmittag für diesen Vier-Schritte-Prozess zu investieren:

Überprüfen Sie Ihre aktuelle Woche

Blicken Sie auf die aktuelle Woche zurück, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts durch die Lappen gegangen ist. Suchen Sie nach Aufgaben, die nicht abgeschlossen wurden, Meetings, die abgesagt wurden oder Anrufe, die Sie nie gemacht haben. Verschieben Sie alles, was Sie nicht abgeschlossen haben, zu einem neuen Datum und Uhrzeit in der kommenden Woche. Allerdings warnt Gritz, "wenn Sie etwas mehr als drei Wochen in Folge verschieben, delegieren oder löschen Sie es."

Überprüfen Sie Ihre Ziele und Projekte und fügen Sie diese Aufgaben Ihrem Kalender hinzu

Überprüfen Sie Ihre Ziele jede Woche. "Sie können Ihre Arbeitswoche nicht planen, wenn Sie nicht wissen, was Ihre Ziele sind", sagt Gritz. Entscheiden Sie, was Sie benötigen, um in der nächsten Woche diese Ziele zu erreichen und blockieren Sie die Zeit in Ihrem Kalender, um diese Arbeit zu tun. "Wir planen Meetings, aber wir planen nicht unsere wichtigste Arbeit", sagt Gritz.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit so planen, um eine Aufgabe abzuschließen, nicht ein ganzes Projekt. Zum Beispiel ist die Aktualisierung der Website ein Projekt, keine Aufgabe, die in zwei Stunden abgeschlossen werden kann. Break-Projekte sollte man in kleinere Aufgaben splitten wie "Umschreiben der Homepage" oder "finden neuer Fotos und Designs" und diese dann in Zeitblöcken planen.

Überprüfung und Vorbereitung für Ihre nächste Woche

Anstatt in Ihrem nächsten Treffen zu sitzen und zu hoffen, dass niemand bemerkt, dass Sie sich nicht vorbereitet haben, empfiehlt Gritz Ihnen, sich Ihre Meetings und Termine für die folgende Woche anzusehen und die notwendige Zeit zu blocken, um alle notwendigen Vorbereitungen durchzuführen, wie das Lesen von Berichten, das Überprüfen von Daten oder das Anschauen von Kundenunterlagen. Sie könnten sich zusätzlich ein paar Minuten nach jeder Sitzung freihalten, um zukünftige Fristen oder Aufgaben in Ihrem Kalender zu schreiben.

Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste

Die meisten Leute überprüfen ihre Aufgabenliste zuerst, aber auch da empfiehlt Gritz, dies als letzten Schritt zu machen, weil Sie Ihre Ziele und Projekte zuerst überprüfen sollten um sicherzustellen, dass Sie an Ihren wichtigsten Aufgaben arbeiten. Bevor Sie zusätzliche Aufgaben zu Ihrem Kalender hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Aufgabe Ihre sinnvollste Arbeit ist und dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmt, sagt sie.

Achten Sie darauf nicht Ihre gesamte Zeit zu überplanen. Mindestens 30% Ihres Kalenders sollten für unerwartete Treffen und Aktivitäten sowie Zeit zum Reflektieren und Nachdenken frei bleiben.

Zunächst werden dies die härtesten 30 Minuten Ihrer Arbeitswoche sein, warnt Gritz, weil Sie entscheiden müssen, wo Sie genau dran arbeiten werden. Eventuell schaffen Sie es, diese Planung in 5 bis 10 Minuten zu erledigen.

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Topics: Effektivität

Geschrieben von Hans-Peter Wohlfahrt

coacht Verkäufer, Führungskräfte, Unternehmer, Vertriebs- und Marketing-Mitarbeiter aus vielen Branchen bundesweit. Über 25 Jahre Verkaufs- und Marketing-Erfahrung bilden den Hintergrund für einen idealen Mix aus Theorie und Praxis.